Misschien weet je het, maar misschien ook niet. Vanaf 2015 tot het voorjaar van 2021 heb ik als directieassistente gewerkt. Ik bracht honderden uren door in agenda’s, om afspraken te plannen, te annuleren en te verzetten. En om heel eerlijk te zijn: af en toe vervloekte ik die ellendige agenda’s. Een afspraak verzetten stond soms gelijk aan een 11 sterren sudoku puzzel oplossen. Maar zoals elk nadeel zijn voordeel heeft, zit er ook aan mijn geploeter een zonnige kant: ik leerde er veel over agenda’s. Heel veel. Daarom schets ik hieronder een agenda van mijn klanten, inclusief wat je agenda je probeert te vertellen. Kijk je mee?
Een gemiddelde agenda van mijn klant ziet er zo uit:
09:00 – 09:30 Call over voortgang
09:30 – 10:30 Teammeeting
10:30 – 11:00 Bila
11:00 – 12:00 Afspraak met een klant
12:30 – 14:00 Teammeeting
14:00 – 14:30 reminder om feedback te leveren op een document dat je vorige week gekregen hebt
Wel genoeg zo denk ik hè, je snapt het plaatje. Als dit jouw agenda is, dan weet ik wat jouw status is aan het einde van de dag: kapot. Je bent gespannen, hebt een onvoldaan gevoel, hebt te weinig gedronken en je smartwatch laat zien dat je hoogstens 500 stappen hebt gezet. En je hebt hongerrr! Want meetings lopen uit, waardoor je geen tijd gehad hebt om te lunchen. Er staan nog minimaal drie voicemailberichten op je te wachten en tientallen e-mails waar je iets mee moet. En morgen staat een belangrijke meeting op de planning, waarvoor je nog een presentatie in elkaar moet flansen.
Knap hè, dat ik dat zo van een afstandje weet. Helaas, eigenlijk valt het wel mee met mijn genialiteit. Als jij de tijd neemt om naar je agenda te kijken, zie je ook wat het je probeert te vertellen:
- Je zorgt niet goed genoeg voor je lichaam (je weet wel, datzelfde instrument waarmee je grootste doelen probeert te bereiken)
- Je vult je tijd met wat anderen van jou nodig hebben
- Je vult je tijd met wat anderen van jou nodig hebben
- Je bent vrijwel onbereikbaar voor je teamleden en collega's ("oh, die zit de hele dag in meeting")
Dat hou je heus wel een tijdje vol hoor, een tijdje knallen is geen punt en maakt het ook wel lekker uitdagend. Maar als het structureel is, is het wat anders. Dan gaat het piepen en kraken, bij jou, je collega’s en thuis vinden ze het ook niet meer zo gezellig. Dus gun jezelf af en toe de tijd om naar je agenda te kijken en te zien wat deze je vertelt.
Vind je dat lastig? Dan doen we het toch samen! Je kunt een agendascan bij me inplannen, waarin we samen jouw agenda bekijken. We doen meteen minimaal drie aanpassingen waardoor je meer lucht in je agenda krijgt. Zo’n scan is mijn cadeau aan jou, om een eerste stap te zetten naar meer grip op je werkdag. Klik hier om het te plannen en dan zie ik je snel (of minder snel, als je agenda nogal vol zit).
