Ken je dat? Tegen de tijd dat je gaat lunchen loop je al hopeloos achter de feiten aan. Het gaat allemaal veel minder snel dan je zou willen. Je voelt je opgejaagd, want al dat andere moet ook écht af. Een planning maken lukt nog wel, maar je er aan houden is zó moeilijk. De telefoon gaat, je Inbox staat vol, je collega stuurt je een chatbericht met een vraag. Je komt niet aan je geplande werkt toe. Dan maar weer doorschuiven naar morgen…
De winkels liggen vol met planners en agenda’s. In jouw mailprogramma zit waarschijnlijk een agenda ingebouwd. Je zou denken: kan niet mis gaan, met zo veel aanbod. Maar helaas, het gaat wel mis. Vaker dan je denkt, je bent echt niet de enige bij wie die planner ligt te verstoffen.
Er zijn best wat redenen waarom je planning in de soep loopt, ik deel er alvast drie met je.
Je schrijft het niet op
Wanneer ik vraag: hoe weet je wat je vandaag te doen hebt? hoor ik vaak als antwoord: ik weet het, want het zit allemaal precies in mijn hoofd. En dat is precies waar het mis gaat. Want in jouw hoofd zit ook dat je graag een nieuwe spijkerbroek wilt kopen, dat de gymkleren van de oudste volgend schooljaar niet meer zullen passen en jouw twijfel of je nu wel of niet met het vliegtuig op vakantie zult gaan. Het is nogal vol in dat hoofd van jou, dus denken dat jouw planning er nog wel bij kan, is een utopie.
Je hebt geen idee hoe lang iets duurt
Heb jij je ooit klaargemaakt voor vertrek met een baby? Dan weet je allicht dat het altijd langer duurt dan je denkt. Want ze slapen precies langer door als jij wilt vertrekken, storten hun luier vol als jij ze een jasje aantrekt en spugen over je blouse als je ze in de maxi cosi zet. Dus kom je te laat en strooi je met excuses daarvoor. Herkenbaar?
Het is nogal onhandig plannen, als je niet weet hoe lang datgene dat je wilt doen, duurt. Met een baby weet je het nooit, met jouw werk kun je het veel beter leren inschatten. Het is heel fijn als je steeds beter weet hoe lang je met bepaalde dingen bezig bent, want dan kun je er voldoende tijd voor plannen.
Je plant te strak achter elkaar
Je begint met een overleg om 9.00 uur, om 9.30 heb je afgesproken even met je collega te bellen en van 10.00 tot 11.00 uur heb je een videomeeting met een klant. Het lijkt alsof afspraken standaard 30 of 60 minuten moeten duren. Waarom eigenlijk? Waarom niet 25, 45 of 50 minuten? Die paar minuutjes maken voor het overleg waarschijnlijk niet zo veel uit (je wordt er wellicht juist lekker concreet en bondig van), en voor jou is het precies genoeg tijd om even wat te drinken te pakken, naar de wc te gaan of even je notities van het overleg uit te werken.
