Altijd al een secretaresse willen hebben, maar niet gelukt? Dichterbij dan dit ga je niet komen! Met de functie “snelle stappen” in Outlook kun je bijvoorbeeld mailteksten die je vaak gebruikt, opslaan en steeds opnieuw gebruiken. Met één druk op de knop, en Outlook kan er zelfs voor zorgen dat de mail automatisch verzonden wordt. Hartstikke handig, want dat betekent dat je maar één keer goed na hoeft te denken over de tekst en het daarna heel vaak opnieuw kunt gebruiken.
Je vindt de functie bovenaan in Outlook. Wanneer je klikt op “Nieuwe maken” zie je een menu met diverse opties.
Om een standaard reactie (bijvoorbeeld op vragen die je vaak krijgt) te maken, kies je in de categorie Reacties voor Beantwoorden. Je kunt vervolgens de opties weergeven en hier jouw tekst invoeren. Weet je zeker dat je de tekst niet hoeft aan te passen (bijvoorbeeld om te personaliseren), dan kun je aanvinken dat de mail Automatisch verzonden wordt na 1 minuut vertraging.
De functie Snelle stappen kun je niet alleen gebruiken voor standaard mailteksten, maar ook om mail snel te archiveren, naar je agenda te verplaatsen etc. Zelf gebruik ik deze Snelle stappen bijvoorbeeld om een link te verzenden naar het vragenformulier dat ik gebruik bij gratis sessies. Na een paar keer sleutelen heb ik nu een tekst waar ik tevreden over ben, die ik kan hergebruiken.
Eén keer maken, 100 keer gebruiken. I love it!
Deze tip is afkomstig uit mijn gratis e-book 5 manieren waarop outlook je geen tijd kost, maar oplevert. Wil je de andere 4 tips ook ontvangen? Je vindt ze hier.
