Waar vliegt jouw tijd heen?
De dagen vliegen voorbij en je takenlijst lijkt alleen maar langer te worden. Waar gaat in hemelsnaam al die tijd naartoe? Vaak kun je er niet eens echt precies de vinger op leggen waar het nou mis gaat. Wat dan helpt, is om eens een periode bijhouden waar je tijd naartoe gaat. Dat hoeft heus geen maanden aan een stuk, één of twee weken zegt vaak al heel veel. Natuurlijk kun je dat doen op papier of in een Excelletje. Maar nog handiger is het een om een tool te gebruiken die precies hiervoor gemaakt is. Je raadt het al: dat bestaat. Toggl track is een applicatie die beschikbaar is via web (track.toggl.com) en via een app (Android en iOS).
Waar begin ik?
Je begint met het aanmaken van een gratis account op track.toggl.com. Dat is heel eenvoudig: je e-mailadres invoeren, een wachtwoord kiezen en je bent klaar. Vervolgens kom je meteen in een wizard terecht die je de verschillende functies en knoppen laat zien. Er zijn niet zo gek veel knoppen, dus daar ben je snel doorheen.
Daarna kun je een basis maken die past bij jouw werk. Werk je voor verschillende klanten, dan kun je daar een lijstje van maken in Clients. Heb je dat niet, dan sla je dat lekker over. Daarnaast kun je bij Projects een aantal projecten aanmaken waar je vaak aan werkt. Dat maakt het makkelijker om overzicht te hebben. Je kunt denken aan projecten, maar ook aan types werk. Bijvoorbeeld meetings, mails beantwoorden, vergaderingen voorbereiden, acties uitwerken, etc.
Klaar voor de start...af!
En dan is het tijd om aan de slag te gaan. Je noteert waar je mee aan de slag gaat, kiest een project en/of klant en drukt op de start-knop. Wanneer je de werkzaamheden stopt, druk je op de stop-knop. Jouw “time entry” zie je dan in de lijst verschijnen. Noteer wat het volgende is waar je mee aan de slag gaat en druk weer op de start-knop. Klaar? Dan druk je weer op de stop-knop. Dit herhaal je net zo lang tot je stopt met werken.
Overzicht
Aan het eind van de dag (of week of maand) kun je bij je Reports zien waar jouw tijd heen gaat. Tot op de seconde nauwkeurig zie je hoeveel tijd er gaat naar de projecten die je ingesteld hebt. Meten is weten, en deze manier van meten zorgt ervoor dat je precies weet waar jouw tijd heen gaat (en dus ook wat je op te lossen hebt, als je merkt dat het niet past bij hoe je denkt dat jij jouw tijd hoort te kunnen besteden)
Bijkomend voordeel
Toggl is bedoeld om jouw tijdsbesteding te registreren en dat doet het hartstikke goed. Daarnaast zul je ook merken dat je beter gaat concentreren. Wanneer je namelijk op die start knop hebt gedrukt, denk je een extra keer na voordat je iets anders gaat doen. Want iets anders doen, betekent dat je op de stop knop moet drukken en je nieuwe activiteit op moet schrijven. Meer focus, minder afleiding dus!
Zelf gebruik ik Toggl ook. Als ZZP’er met verschillende opdrachtgevers is urenregistratie een onderdeel van mijn werk. Maar natuurlijk wil ik niet dat dit een heel GROOT onderdeel van mijn werk is. Daarom gebruik ik Toggl om eenvoudig een urenverantwoording aan te kunnen leveren.
